Neljä vuotta nelipäiväistä työviikkoa : näillä vinkeillä sinäkin saat sen toimimaan!

yhyempi työviikko on puhututtanut viime päivinä. Onnea mainostoimisto Wörks ja hyvä markkinointiviestintätoimisto Vapa! Nostitte lyhyemmän työviikon esille rohkeilla teoilla. Hus pois pelkät puheet, nyt testataan ja seurataan mielenkiinnolla mitä tapahtuu kahdessa asiantuntijaorganisaatiossa, kun ne lyhentävät koko henkilöstönsä työtuntimääriä.

Olen itse elänyt nelipäiväisen työviikon arkea tammikuusta 2016 saakka. Tämän kautta olen joutunut tarkastelemaan ja päivittämään työrutiinejani, sekä myös rajaamaan omaa työaikaani pois toisten käytöstä. Toivon, että työelämän normeja haastettaisiin jatkossakin ja työn uudelleenmuotoilun kokeiluihin suhtauduttaisiin mahdollisuuksina.

Tätä ajatellen haluan kantaa oman korteni kekoon: tässä arkitasoisia huomioita omalta työpöydältäni käsin siihen, miten voi edesauttaa lyhyemmän työviikon onnistumista, tuloksista niiamatta. Tämä nimittäin väkisinkin tarkoittaa oman tekemisen tarkastelua ja suunnittelua.

Seuraavat kuusi kategoriaa vinkkeineen ja huomioineen ovat oman "neljä vuotta nelipäiväistä viikkoa" kokemusasiantuntijuuteni huomioita:

1. Palaverit - aikasyöppö jota kannattaa tarkastella vaikka tekisi täyttäkin työviikkoa

• Tarvitaanko minua? Menen vain palavereihin, joissa läsnäoloni on varmasti tarpeen. Olenko korvaamaton (en), voinko lähettää terveisiä jonkun mukana palaveriin tai riittäkö vain että luen memon jälkikäteen.
• Kun menen palaveriin paikalle olen läsnä. Tämä todella säästää aikaa: jos olet paikalla ole oikeasti läsnä. Homma toimii kuin koulussa; kuuntele tunnilla niin kokeisiin ei tarvitse lukea.
• Tunnin palaveri on todella harvoin tarpeen. Asiat hoitaa usein jo oikein hyvin 45 minuutissa. Haastan myös kokeilemaan 30 min palavereita. Tunnin palaverin ongelma on usein myös se, että niitä on ihmisillä peräjälkeen monia. Kun yksi palaveri venyy ollaan seuraavasta heti myöhässä - puhumattakaan välissä tarvittavista biopausseista.
• Vaadi valmistautumista, kaikilta. Näin palaverissa päästään heti asiaan ja duuni tehostuu. Valmistautuminen mahdollistaa myös osan ihmisistä vapauttamisen kesken palaveria, hoida isompaa porukkaa koskevat asiat heti alkuun ja vapauta sen jälkeen tarpeettomat henkilöt muihin töihin.

2. Aloittaminen - ryhdy toimeen äläkä vatvo

• Hyödynnä pienet rakoset hommien aloittamiseen. "Minulla on tässä vain 5 min aikaa, en kuitenkaan saa asiaa x sinä aikana valmiiksi, joten en edes aloita." Älä vaadi itseltäsi valmista vaan käännä ajatuksesi ”aloitan” suuntaan. Saatat yllättyä, että saatkin valmista monissa asioissa jo viidessä minuutissa.
• Tarvitseeko olla aina kaunista? ”Quick and dirty but done” on uusi ystäväsi. Kaikkea ei tarvitse hioa ja hinkata.
• Tee simppeliä ja ymmärrettävää, niin säästät myös omaa aikaasi. Tässä on ollut itsellä opeteltavaa paljon, ja oppiminen jatkuu. Kuinka tiivistää ja sanoittaa asioita helposti ymmärrettävästi: silloin kun ei tarvita kymmentä meiliä asian setvimiseen.

3. Moikkaukset - älä säästele näitä vaikka olisi kuinka paljon hommia

• Pidä kiinni työkamujen kanssa kuulumisten vaihdosta. Syö aina lounas ja mieluiten hyvässä seurassa. Moikkaile kaikkia ja kysäise kahvikoneella miten menee - näistä hetkistä en säästä edes tehokkuuden nimissä. Toimistokuukkeleille ja huhumyllyn pyörittäjille minulla ei kuitenkaan ole aikaa.

4. Priorisoi - ja sitten vielä priorisoi lisää

• Minulla on mukanani lista johon kirjaan hommat. Listan nelikenttä priorisoi sitä mihin tartun. Tämän päivän tulipalot / Huomennakin ehtii vielä/ Taskien pitkä lista / Muista tsekkailla näitä -nelikenttä pitää pääni järjissään ja auttaa keskittymään tässä hetkessä tärkeimpään.
• Jälleen kerran: tarvitaanko minua, voiko joku muu hoitaa? Älä kuormita itseäsi turhalla luulolla, että olet korvaamaton ja vain sinun ajatuksillasi on väliä. Kunnioita myös toisia ja älä häiritse heitä turhalla tai delegoi hommia eteenpäin vain niitä väistelläksesi. Uskalla olla stop-merkki turhille hommille.

5. Suunnittele - hetken suunnitteluun käyttämälläsi ajalla säästät sitä rutosti muualta

• Hyödynnä työpäivän sisältämät siirtymät. Pyri järjestämään palaverit samassa lokaatiossa putkeen. Sovi soittopalsut siirtymien kohdalle.
• Pysy suunnitelmassasi. Oletko tehnyt suunnitelman, että hoidat aamulla asiat a, b ja c, mutta ja sitten hairahdat toisten illalla sinulle laittaman meilin vuoksi heti aamusta suunnitelmastasi ja alat toteuttamaan toisten ajankäytön agendaa. Kuka on vastuussa ajankäytöstäsi?

6. Rajaa ja opeta - itseäsi ja muita

• Kalenteri ohjaa sinua ja muita. Tee kalenteriin merkinnät milloin olet käytössä. Omassa kalenterissani perjantai on lukittuna ja merkittynä vapaaksi. Olen myös rajannut minulle tulevat palaverikutsut aikavälille 8-15. Ja kyllä, hommat pyörii näinkin.
• Ole systemaattinen. Pidä ääntä työaikarajoistasi: kerro miten ja milloin työskentelet. Oman kokemukseni mukaan sitä kunnioitetaan hienosti. Opetat toisia tavoillesi opettamalla samalla myös itseäsi. On vaikeampi sortua olemaan tavoitettavissa aikana, jolloin olet sanonut muille ettet tee töitä.
• Sovi dead linet sellaisiksi että ehdit asiat hoitaa. "Saisitko tämän minulle jo huomiseksi?" "Huomiseen mennessä en ehdi, mutta sopisiko sinulle materiaalin saaminen ylihuomiseksi aamuksi?"

Ole armollinen itsellesi: koko listaa ei voi oppia hoitamaan kuukaudessa. Ihminen pystyy nappaamaan toimintaansa muutoksia vain tietyn määrän kerralla, pikku hiljaa hyvä tulee. Keksitkö sinä muuta ajankäytön tehostamiseen tai onko sinulla käytössä toiminta, josta olisi apua muille? Jaa vinkkisi minulle ja mielellään päivitän tätä postausta niiden perusteella työkaluksi kaikille!

Onnea ja menestystä lyhyempään työviikkoon!  ‍

‍

Marica Thorén

MarkkinointiKollektiivi

Kirjoittaja nauttii vapaista perjantai päivistään syömällä kiireettömiä aamiaisia. Hän etsii alati keinoja haastaa itseään tekemään hommia paikoissa ja hetkissä, joissa se ei välttämättä tulisi ensimmäisenä mieleen. Tämä blogi on kirjoitettu metrossa Matinkylästä Kamppiin tänä aamuna. Valmiiksi se tuli Ruoholahden kohdalla.