Loppuuko tiimalasista aina hiekka kesken? Säästä aikaa läpinäkyvyyden avulla

MK Kipinävuoro-blogi on MarkkinointiKollektiivin yhteisön jäsenten oma ajatustenjakoalusta.

Hukkuuko aikasi kaikenlaiseen sälään ja säätämiseen? Onko pakka vähän levällään, etkä ole ihan varma mitä tiimikaverisi puuhaavat? Aikaa kuluu selvittämiseen ja asioiden perään huuteluun.

Markkinoinnissa työnkuva koostuu useiden eri sidosryhmien niin sisäisten kuin ulkoisten kanssa toimimisesta ja vaatii siksi hyvää organisointia sekä tilanteen päällä pysymistä. Tämä kaikki ei aina kuitenkaan ole helppoa ja aikaa hukataan, kun yritetään pysyä kärryillä mitkä asiat ovat valmiina ja mitkä tekemättä ja joudutaan muistuttamaan asioista sähköpostilla ja muissa viestintäkanavissa.

Tiedon keskittäminen luo läpinäkyvyyttä

Onko sinulla ja kollegoillasi tapana pitää kaikki tiedot omissa muistiinpanoissa omalla koneella? Tai tuleeko mietittyä, että mihin se tieto nyt taas laitettiinkaan ja kirjoititkohan sinä sitä ylös palaverissa?

Läpinäkyvyys yrityksessä on ajansäästön keskiössä. Tärkeintä on selkeyttää toimintaa ja parhaiten tähän auttaa se, että on yksi paikka, esimerkiksi järjestelmä, jossa kaikki hoidetaan ja jonne kaikki kirjataan. Tiedon kokoaminen yhteen paikkaan auttaa säästämään aikaa, kun ei tarvitse aina katsoa useammasta lähteestä, missä mennään minkäkin asian suhteen. Kaikki pysyvät helpommin kärryillä missä vaiheessa mikäkin asiakokonaisuus on ja mistä odotetaan vielä vastausta.

Tiedon löydettävyyden parantaminen yrityksessä on toinen olennainen tapa saada ajansäästöä. Selkeät säännöt minne ja miten asioita merkitään ovat avainasemassa. Lisäksi asioiden tallentaminen ja säännöllinen ylös merkitseminen yhteiseen paikkaan on tärkeää. Näin tiedot eivät jää vain yhden henkilön muistivihkoon, vaan kaikki pysyvät samalla kartalla siitä, mitä tapahtuu.

Muutosvastaisuutta havaittavissa

“Ei meillä kukaan ehdi mitään tietoja päivittelemään” on kommentti, jonka olen kuullut usein. Tämä johtuu usein siitä, ettei nähdä sitä arvoa, kun kaikki tiedot pidetään yhdessä paikassa. Kuinka useastikaan jokin tärkeä tieto on piilotellut ainoastaan kollegan omassa pääkopassa ilman minkäänlaista dokumentaatiota? Kun tieto pidetään helposti saatavilla ja päivitettynä yhdessä paikassa, tiedon etsimiseen sekä ihmisten jahtaamiseen kuluva aika vähenee huomattavasti. Päivittämiseen kuluva aika on pientä verrattuna siihen, että yrittää sammutella tulipaloja ja pitää huteraa korttitaloa kasassa.

Toinen paras tekosyy on ”näinhän on aina tehty”, jolloin asioita ei kirjata ylös. Lisäksi olen kohdannut useasti tilanteita, jossa ihmetellään, että mihin nämä materiaalit nyt tulikaan laitettua ja missä olikaan viime kampanjan tulokset.

Näistä tuskailuista päästään eroon ja säästetään aikaa, kun on yhteinen paikka, jonne asiat kirjataan ja selkeät pelisäännöt, miten niitä tulee kirjata.

Anna tavoitteiden ohjata toimintaa

Selkeät tavoitteet ja tehtäväkokonaisuuksien sitominen tavoitteisiin auttaa säästämään aikaa. Markkinointitiimiltä pyydetään usein monenlaisia asioita ja ideoita tulvisi vaikka minkälaisiin markkinointitoimenpiteisiin. Ajansäästöä saadaan sillä, että ennen kuin tehtäväkokonaisuuttta lähdetään suorittamaan, katsotaan, tukeeko se asetettuja tavoitteita. Jos se ei tue tarpeeksi strategiassa asetettuja tavoitteita, kannattaa kriittisesti miettiä, tarvitseeko kyseistä kokonaisuutta tehdä ollenkaan.

Erityisesti sisällöntuotannosta ja sosiaalisen median markkinointiin usein pyydetään mitä erilaisimpia sisältökokonaisuuksia, koska ne olisi “kiva olla” ja innostutaan uusista ideoista. Näitä pitäisi kuitenkin tarkasti suodattaa, mitkä tukevat suoraan strategiaa ja mitkä eivät eli mitä tulisi tehdä ja mitkä voi jättää tekemättä. Ajansäästöä saadaan sillä, että keskitytään tekemään oleellisia asioita ja vähennetään epäolennaisen sälän määrää.

Yhteistä järjestelmää voidaan hyödyntää yhdistämällä siellä tehtäväkokonaisuuksia tavoitteisiin sekä merkitä niistä saatuja tuloksia. Näin kirkastetaan se, mitä ollaan tekemässä ja mikä kaikki on järkevää tekemistä. Lisäksi monissa järjestelmissä pystyy laittamaan tehtäville vastuuhenkilöitä ja seurata eri asiakokonaisuuksien edistymistä. Tämä auttaa läpinäkyvyyteen, joka säästää aikaa.‍

Panosta toimintatapojen uudistamiseen

Markkinointitiimillä on usein kova kiire ja aika ei tahdo riittää toiminnan kehittämiseen. Olisikin tärkeää, että yrityksissä herättäisiin siihen, että myös itse toimintatapoja pitää hioa, jotta saadaan aikaan parempia tuloksia. Toimintatapojen kehittäminen auttaa yrityksen kannattavuutta monella tavalla, erityisesti säästämällä aikaa ylimääräisestä sälästä, mikä mahdollistaa keskittymisen tärkeisiin tehtäviin. Tällöin markkinointitiimi pystyy kohdentamaan aikaa ja rahaa oikeisiin asioihin, kun kokonaiskuva on selkeä ja toiminta läpinäkyvää.

Aiheena ajansäästö voi kuulostaa yrityksen säästötoimenpiteeltä mutta totuus on se, että myös stressi vähenee ja työn mielekkyys lisääntyy, kun voi löytää tarvittavat tiedot helposti ja keskittyä olennaisiin tehtäviin.

Kirjoittaja Hanna Reunanen innostuu päästessään keskustelemaan markkinoinnin toiminnan kehittämisestä. Hän toivoo, että markkinoinnin alalla keskityttäisiin enemmän toimintatapojen kehittämiseen, ja tästä hän sparrailee mielellään.

Oma tekstisi MarkkinointiKollektiivin Kipinävuoro-blogiin? Lue lisää ja jaa rohkeasti oma tekstisi.

‍

‍