Miten projektiraportointi ja avainluvut voivat ohjata yrityksesi kannattavaan kasvuun?

Kumppaniblogi: Severa.

Nykyajan markkinointi- ja viestintäalan yritysten menestyminen vaatii paljon enemmän kuin pelkkiä pikaratkaisuja. Projektikohtainen raportointi on mielestäni strategisen kasvun tärkein työkalu. Kyse ei ole vain numeroista, vaan niiden syvällisestä ymmärtämisestä ja hyödyntämisestä. Jokainen projekti, oli se sitten suuri tai pieni, on osa yrityksesi kasvutarinaa.

Miksi kiire ei enää korreloi tuloksen kanssa?

Yrityksen kasvun myötä työn ja tulosten seuraaminen muuttuu usein hankalammaksi, mikä herättää tarpeen toiminnanohjausjärjestelmälle. Näin kävi myös eräälle markkinointialan asiakasyrityksellemme.

– Tilitoimistomme ehdotti meille Severaa ja totesi, että olimme sellaisessa kasvuvauhdissa, ettei kuittirumbaa pysty enää hallitsemaan. Myimme projekteja könttähinnalla, mutta koska tuntiseuranta ei ollut järjestelmällistä, emme pystyneet seuraamaan kannattavuutta kunnolla. Severan käyttöönotto tuli juuri kriittiseen kasvun vaiheeseen. Sen avulla saimme seurattua projektien kannattavuutta ja varmistettua, että kaikki tunnit laskutetaan.

Esimerkit projektien kannattavuudesta

Työtuntien seuranta ei ole byrokraattista pakkopullaa, vaan elintärkeä väline projektien kannattavuuden varmistamiseksi. Alla on kaksi esimerkkiä tästä.

Esimerkki 1: Kannattava projekti

Tässä projektissa työtuntien määrä pysyi hallinnassa, mikä johti korkeampaan kannattavuuteen.

Laskutussumma: 1500 €
Käytetyt työtunnit: 30 tuntia
Tuntihinta kustannuksille: 40 €/h (sisältää työntekijöiden palkat ja sivukulut)

Taloushallinnon näkökulmasta:

• Projektin kokonaiskustannus: 30 tuntia * 40 €/h = 1200 €
• Voitto: 1500 € - 1200 € = 300 €
• Voittomarginaali: (300 € / 1500 €) * 100 = 20 %

Esimerkki 2: Ei-kannattava projekti

Tässä projektissa työtuntien määrä ylittyi, mikä vähensi projektin kannattavuutta.

Laskutussumma: 1500 €
Käytetyt työtunnit: 50 tuntia
Tuntihinta kustannuksille: 40 €/h (sisältää työntekijöiden palkat ja sivukulut)

Taloushallinnon näkökulmasta:

• Projektin kokonaiskustannus: 50 tuntia * 40 €/h = 2000 €
• Voitto: 1500 € - 2000 € = -500 € (tappiota)
• Voittomarginaali: (-500 € / 1500 €) * 100 = -33,33 %

Ensimmäisessä projektissa työtunnit pysyivät kurissa ja saavutettiin 20 prosentin voittomarginaali. Toisessa projektissa aika valui käsistä, ja lopputuloksena oli 33,33 prosentin tappio. 

Nämä esimerkit osoittavat, kuinka jokainen työtunti voi vaikuttaa yrityksen taloudelliseen menestykseen.

Yrityksen taloudellinen hyvinvointi rakentuu avoimuudesta ja tiimityöstä

Kasvu perustuu prosesseihin, jotka vaikuttavat yrityksen taloudelliseen hyvinvointiin. Avoimuus ja läpinäkyvyys varmistavat projektien kannattavan läpiviennin. Kun kaikki luvut ovat avoimesti esillä, koko tiimi voi osallistua kasvun edistämiseen ja kantaa vastuuta kannattavuudesta.

Tämä ilmapiiri ei vain edistä läpinäkyvyyttä, vaan myös kannustaa tiimiä ottamaan aktiivisen roolin yrityksen menestyksen varmistamisessa.

Menestyksen edellytykset ovat strateginen suunnittelu, työkalut ja seuranta

Markkinoinnin ja viestinnän alalla menestyminen vaatii nykyaikaisia työkaluja ja tarkkaa suunnittelua. Projektikohtainen kannattavuus on enemmän kuin luku Excel-taulukossa – se on signaali, joka kertoo, ovatko purjeet oikeassa linjassa tuulen kanssa.

Projektiraportointi ja avainlukujen seuranta ovat keskeisiä strategisen kasvun toteuttamisessa. Alla on käytännön ohjeita, joiden avulla voit ottaa tämän lähestymistavan käyttöön omassa toimistossasi.

• Rakenna raportointirakenne: Ota käyttöön projektinhallintajärjestelmä, joka mahdollistaa keskeisten mittareiden, kuten työtuntien, budjettien ja tulosten reaaliaikaisen seurannan.
• Valitse avainluvut: Keskity tärkeisiin mittareihin, kuten projektikohtaiseen myyntikatteeseen, laskutusasteeseen sekä laskutuksen ja työn arvon suhteeseen.
• Seuraa ja analysoi työtunteja: Käytä työajanseurantaa resurssien tehokkaampaan ohjaukseen ja laskutuksen optimointiin. Tunnista ja poista tehottomuuden lähteet.
• Käytä dataa strategisesti: Hyödynnä kerättyä dataa sekä päivittäisessä että pitkän aikavälin suunnittelussa yrityksen tavoitteiden saavuttamiseksi.
• Opi ja kehitä: Käytä oppimiasi kokemuksia parantaaksesi tulevia projekteja. Ole avoin uusille menetelmille ja sopeudu toimintaympäristön muutoksiin.

Näiden toimenpiteiden avulla organisaatiosi voi asteittain vahvistaa kykyään hyödyntää projektiraportointia ja avainlukuja strategisen kasvun tueksi. Samalla ne voivat auttaa parantamaan kannattavuutta ja luomaan yritykseen kulttuurin, jossa tuloshakuisuus ja jatkuva kehittyminen ovat tärkeässä roolissa.

Strategian ja järjestelmien yhteispeli

Strategia ja mittarit ovat kasvun ytimessä. Järjestelmät ja seuranta tukevat strategian toteuttamista ja auttavat pitämään toiminnan oikealla polulla. 

Oikeat työkalut eivät vain vie eteenpäin, vaan ne haastavat pohtimaan, mitä kaikkea voimme saavuttaa. Kun teemme oikeat valinnat ja käännämme strategiat käytännön toimenpiteiksi, mahdollistamme kannattavan kasvun ja lähestymme tavoitteita askel askeleelta.

Valmiina kasvuun? Nyt on hyvä aika kasvaa

Oletko valmis ryhtymään toimeen ja viemään jokaisen projektin lähemmäksi uutta kasvuvaihetta? 

Tavoittele kannattavaa kasvua ja kehitä strategista projektisuunnittelua. Tutustu tarkemmin, kuinka Severa voi tukea markkinointitoimistojen kasvua haastavinakin aikoina.

Kirjoittaja Jukka Markkanen on Visma Solutionsin senior-myyjä, jolla on seitsemän vuoden kokemus Severa-toiminnanohjausjärjestelmän parissa työskentelystä. Hän on erikoistunut asiantuntijaorganisaatioiden tukemiseen toiminnan tehostamisessa ja kannattavuuden kehittämisessä.

Jukka puhui strategisesta kasvusta ja ihmiset huomioivasta kannattavuudesta MarkkinointiKollektiivin Strategiaa tukevan kasvun elementit -teematilaisuudessa 4.9.2024.

‍