"Kiitos avoimuudesta, tuntuu kuin tuntisimme toisemme, odotan innolla työhaastattelua!" - 4 oppia jakoon rekrytointiprosessista

ekrytointi on aina iso panostus, ajallisesti ja rahallisesti. Miten varmistat, että löydät teille oikean tyypin ja säästät omaa aikaasi? Tässä omat kokemukseni joulukuun lopulla käynnistyneestä, vielä kesken olevasta MarkkinointiKollektiivin tuotannon rekrycasesta koko yhteisön jakoon. Toivottavasti tästä on poimittavissa oppeja hyödynnettäväksi!

Olen toiminut rekrytointien parissa useampia vuosia. Pääsääntöisesti olen auttanut muita organisaatioita löytämään oikeita osaajia itselleen. Nyt kun haemme meille MarkkinointiKollektiivin tuotantoon uutta työkaveria, olen saanut täysin vapaat kädet toteuttaa prosessin äärimmäisen avoimesti - ja juuri meidän näköisesti. Keinoin, joita erityisesti markkinointialan rekrytoinneissa suosittelemme käytettävän. Tulokset ovat olleet erittäin positiivisia. Siksi haluan jo tässä vaiheessa kertoa mitä olemme tehneet, miksi, ja miten se tähän mennessä on toiminut.

Oppi 1: Rekrytointi, jos mikä, on markkinointia.

Kerro asiat rehellisesti ja ole avoin, niin jälkeenpäin ei tarvitse korjailla. Käytä kanavia, joista löydät oman kohdeyleisösi. Solitan Outi Sivonen avasi joulukuussa työnantajamielikuvaan pureutuneessa MK-kuukausitapahtumassamme yrityksen ideologiaa seuraavasti: "Ihminen ja firma ei voi olla muuta kuin ne ovat. Kannattaa siis kertoa siitä.” Olemme koittaneet noudattaa tätä loistavaa ohjetta. Siksi avasimme MarkkinointiKollektiivin tuotannon realistista arkea heti hakuilmoituksessamme. Tekemisemme kun saattaa näyttäytyä ulospäin hyvinkin erilaiselta, kuin mitä se ”kulisseissa” onkaan. Oli myös tietoinen päätös, että emme markkinoineet rekrytointiamme missään muualla kuin omissa kanavissamme: FB-ryhmässämme, joka tavoittaa jo lähes 14 000 markkinoinnin parissa työskentelevää ja uutiskirjeessämme, jota tilaa reilu 2000 henkilöä. Hyödynsimme myös henkilökohtaisia verkostojamme. Hakuilmoitustamme kävi sivuillamme lukemassa yli 400 henkilöä.

Oppi 2: Madalla hakukynnystä ja mieti mikä tieto on olennaista tehtävän kannalta.

Nykypäivänä työnhaun pitää olla helppoa. Vaikeat lomakkeet, moneen kertaan täytettävät tiedot ja CV:n avaaminen järjestelmiin rivi riviltä karsivat hakijoita. Mieti, onko se todella ainoa tapa kerätä hakijasta tarvittavat tiedot. Käytimme itse Leadoo MT rekrybottia sivullamme. Kysymyksiä oli maltillisesti. Pohdimme porukalla, mitkä ovat meille tärkeitä kriteereitä uuden työkaverin kohdalla, ja kysyimme vain näitä asioita. Pyysimme myös linkin LinkedIn-profiiliin ja hakijan yhteystiedot. Hakusivullamme vierailleista yli 400 henkilöstä 160 kävi keskustelun rekrybottimme kanssa. Olimme konversiomäärästä hyvin otettuja. Keskustelun läpäisi, eli meille konkreettisiksi liideiksi päätyi 70 hakijaa. Heidän bottivastaukset sekä LinkedIn-profiilit kävimme tarkemmin läpi. Tämä vaati aikaa, mutta oli sen arvoista, ja meille relevantti hakijajoukko tiivistyi 14 henkilöön. Heille lähetimme haastattelukutsun.

Oppi 3: Käytä aikaa fiksusti ja etene teille sopivaan tahtiin.

Jos työpöydällä on paljon muutakin, mieti, miten voit helpottaa rekrytoinnin edistämistä sekä hakijan että itsesi osalta. Mitkä asiat ovat sellaisia, joita et vielä hakuilmoituksessa kertonut, mutta mitkä käydään joka tapauksessa läpi kaikkien haastateltavien kanssa, ja saattavat olla ns. deal breakereita työpaikan vaihtoa pohtiessa. Meidän tapauksessa jatkoon päässeet henkilöt saivat haastattelukutsun kyljessä pitkän ja seikkaperäisen selostuksen arjestamme; esimerkin työviikon sisällöstä, tiimimme työskentelytavoista, yrityskulttuurista ja pienen vilauksen mahdollisten uusien työkavereiden persoonista. Kerroimme myös suoraan paljonko työstä maksetaan palkkaa. Halusimme säästää kaikilta aikaa ja antaa hakijalle lisätietoa, jonka perusteella voi vielä punnita, kiinnostaako paikka edelleen. Viestimme otettiin vastaan todella positiivisesti, ja olimme myös itse tyytyväisiä omaan avoimuuteemme. Siihen vastattiin samalla tavalla: saimme kuulla hakijoista lisää heidän vastatessaan viestiimme, ja muutama kandidaatti jättäytyikin tässä vaiheessa pois. Jatkamme keskusteluja nyt yhdeksän mielenkiintoisen henkilön kanssa. Meillä on vahva usko, että löydämme tästä porukasta omaan pieneen joukkoomme loistolisän. Myös hakuajan pidimme maltillisena, vajaassa kolmessa viikossa. Huomionarvoista on, ettemme kertoneet haun päättymisajankohtaa. Luotimme, että tehtävästä kiinnostuvat toimivat nopeasti. Tämä linkkautui siihen, millaista henkilöä me haemme: toimeen tarttuvaa.

Oppi 4: Viesti, viesti, viesti.

Kerro, miten etenette ja missä aikataulussa. Kerro myös ikävät uutiset hyvissä ajoin. Mieti, miten tavoitat hakijasi parhaiten ja saat heidän huomionsa. Kerro, keneen hakija voi olla yhteydessä. Tämän osion halusimme hoitaa äärimmäisen hyvin, ja pyrimme viestimään hakijoille mahdollisimman monipuolisesti. Haastattelubotti toimi heti alkuvaiheessa hyvin: henkilöt, jotka eivät läpäisseet bottiamme, saivat tiedon siitä välittömästi keskustelun lopussa. Jatkoon päässeet saivat tiedon siitä, että hakemuksiin palataan loppiaisen jälkeen. Heti joululomalta palattuamme kiitimme kaikkia jatkossa olevia tekstiviestillä hakemuksesta, ja kerroimme, että seuraavalla viikolla tietäisimme keiden kanssa edistämme prosessia. Kun saimme hakemukset käytyä läpi, laitoimme jatkoon valitulle joukolle haastattelukutsun sekä sähköpostilla että tekstiviestillä. Viesteissä avasimme myös työhaastattelun jälkeistä prosessia ja kerroimme seikkaperäisesti miten etenemme. Tästä toimintatavasta saimme hurjan paljon kiitosta. Jatkosta pudonneille laitoimme välittömästi sekä tekstiviestin että sähköpostin, jossa kerroimme, mitkä kriteerit olivat johtaneet siihen, ettei prosessia jatkettu heidän kanssaan. Palautteet viestinnästä ovat olleet häkellyttäviä ja mieltä lämmittäviä. Viestejä on tullut hyvin monista kanavista, niin jatkoon päässeiltä kuin prosessista tippuneilta:

”Kiitos paljon saamastani tekstiviestistä koskien MK rekryä. Arvostan paljon lähettämäänne palautetta ja koko rekryprosessia. Erittäin hyvin toimittu. Kaikkea hyvää teille!” ”Hyvät perustelut ja mahtava saada ne tekstiviestillä. Väitän, että kaikille rannalle jäänneille jää hyvä mielikuva ja fiilis, vaikka ei mennyt homma maaliin!” ”Kiitos avoimuudesta, tuntuu vähän kuin jo tuntisimme, odotan innolla työhaastattelua!”

Innolla jäämme mekin odottamaan tapaamisia. Ja toki kerromme, miten tässä lopulta käy!

Sanna-Kaisa Koivisto, Head of Career Services, MarkkinointiKollektiivi

Kirjoittaja edistää markkinointialan ihmisten työuria ja auttaa yrityksiä löytämään itselleen oikeanlaista osaamista MarkkinointiKollektiivin rekrytointipalveluiden kautta, ja on erityisen innoissaan, että saa käyttää palvelun metodeja myös oman työkaverin etsinnässä!